INTRODUCCION

Microsoft Office Excel 2003 es una aplicación para manejar hojas de cálculo Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Al momento de conseguir Microsoft Office Excel 2003 su paquete será como la imagen lo muestra a continuación: 

Historia de Excel:

• En el año 1987 Excel 2.0.
• En el año 1990 Excel 3.0.
• En el año 1992 Excel 4.0.
• En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
• En el año 1995 Excel 7.0 (Office ‘95).
• En el año 1997 Excel 8.0 (Office ‘97).
• En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000).
• En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP).
• En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
• En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
• En el año 2010 Excel 14.0 (Office 2010).

Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario).

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas o absolutas a otras celdas.

Métodos de acceso a Excel

Usted tiene varias opciones sobre como abrir Excel y  la hoja de cálculo que necesita. No usará todo esto en estas lecciones. Pero en alguna ocasión puede llegar a necesitar uno de estos métodos alternativos.

Opciones para abrir Excel:

• Opere a través del menú Inicio para encontrar el acceso directo. 

• Use los íconos de Office en el menú Inicio. 

• Busque el archivo Excel.exe en el Explorer y haga doble-clic en el mismo.

• En el menú Inicio, abra Ejecutar,  escriba allí   excel , y haga clic en Aceptar.

• Use la barra de accesos directos de Office,  para abrir el nuevo documento en ese programa.   

Aqui les dejo un video de como accesar más rápido a excel esprelo les sirva en un futuro.

Reflexión:

"Sea cualquier método que ocupemos, siempre va con un mismo propósito, que es ocupar Excel para mí la forma más fácil de ejecutar excel es poner el acceso directo en el escritorio para no tener complicaciones en un futuro de estarse llevando largos procedimientos en estar buscando en todos los archivos el programa, es contar con la manera más sencilla de ejecutarlo sin llevarse mucho tiempo..." Luis Enrique.

Componentes de la ventana de Excel

La ventana de Microsoft Excel se compone de varias barras, cada botón realiza una tarea distinta, dependiendo para que se necesite, en este blog les explicaré las distintas barras y para que sirve cada una, empezando de arriba hacia abajo.

  1. Barra de título: En esta barra ubicamos el nombre del programa, en este caso "Microsoft Excel - Libro1" y los botones de control que son: "Minimizar", "Maximizar/Restaurar" y "Cerrar". Por mencionar el nombre de "Libro1" es temporal, cambia cuando el usuario gusta ponerle otro nombre al archivo para ubicarlo más facil.

   2. Barra de menús: permite el acceso a los menús, que incluyen todas las funciones que ésta aplicación puede realizar. Se podia decir la estructura ósea de Excel con estos podemos darle otro aspecto a la base de datos, desde cambiar el color de iuna celda hasta insertar gráficas.

   3. Barra de herramientas estándar: Esta barra por lo general se encuentra en todos los programas de Office, pero con ligeras variaciones, ya que estas realizan direfentes trabajos que están diseñados para Excel.



  4. Barra de formato: Esta barra permite cambiar la aparencia de la hoja de cálculo ya sea cambiar de fuente, tamaño, color del rótulo, color de celda,  agregar bordes, poner valor de moneda entre otras.

  5. Barra de Fórmulas: Esta barra más que nada, te indica el contenido de cada celda al momento de seleccionarla. Puede mostrar si es un rótulo, algún número o también una fórmula. También se puede insertar información desde esa barra.



 6. Barras de desplazamiento: Estas barras se encuentran ubicadas en la parte baja de la y a la derecha de la ventana del programa. Su función es simplemente desplazarnos por el documento en uso. Pueden llegar a disminuir de tamaño dependiendo que tan grande sea el documento.

"Reflexión"

Ubicar los elementos de la ventana de Excel nos sirve para agregar a la hoja de cálculo los diferentes formatos y diseños que se proporcionan en cada barra de herramientas existente. Se le puede agregar color, bordes, justificaciones, tipo de letra, dibujos, imprimir archivo, entre muchas otras cosas para dejar la base de datos presentable. Tambien las barras de desplazamiento nos sirven para contemplar varias partes de la hoja de cálculo si 

Tipos de Datos

En Excel se conocen como "datos" a la información depósitada en las celdas, ya sea para crear tablas de precios, de conversiones, o recuentos de inventarios. Se conocen diferentes tipos de datos que nos permiten trabajar con Excel de manera más rápida y sencilla. En este blog les mostraré cuales son y para que nos ayudan.

1. Rótulos o Etiquetas: Esto se le puede conocer de otra mánera como "El texto introducido en las celdas" y pongo texto entre comillas por que en realidad son palabras muy cortas que solo se hace mención de la información que esta al lado o abajo de estas.

Rotulos y Valores

  2. Valores o números: Son aquellos datos de estilo alfanuméricos que su extensión máxima es de 32,000 caracteres. Se puede indentificar un valor de manera muy sencilla, al ponerlo en la celda y quitar la selección, por lo regular se van a ubicar del lado derecho de la misma.

Si se llega a poner el valor decimal se tiene que asegurar cual va a ser la el separador de dígitos. Puede ser el punto (.) o la coma (,) dependiendo como este la configuración de la maquina. Por que si no se cambia la configuración, al momento de separar los dígitos puede que los reconozca como texto y no como valor.

 3. Fórmulas: Una fórmula es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo "=".
Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Operadores Matemàticos

Funciones de Excel

La funciones en Excel nos sirven para realizar las tareas en las hojas de cáculo de maneras más sencilla, las operaciones matemáticas que consistían en muchas sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, raices cuadradas, elevar al cuadrado, etc. Ahora se hacen más fácil con la ayuda de estas funciones predertimanas de Excel, cada una tiene un próposito diferente y solo se tiene que elegir la correcta para realizar cierta operación.

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?

La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. 

Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.

Argumentos. 

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. 

Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba "=Suma(" y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

 

¿CUÁLES SON LAS CATEGORÍAS DE LAS FUNCIONES DE EXCEL?

• Funciones de complementos y automatización
• Funciones de cubo
• Funciones de base de datos
• Funciones de fecha y hora
• Funciones de ingeniería
• Funciones financieras
• Funciones de información
• Funciones lógicas
• Funciones de búsqueda y referencia
• Funciones matemáticas y trigonométricas
• Funciones estadísticas
• Funciones de texto

 

FUNCIÓN PROMEDIO

La función PROMEDIO se encuentra en el grupo de funciones estadísticas de Excel, sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos.

La siguiente imagen les mostrará de que manera se puede marcar el rango para obtener el resultado, ya sea marcando las celdas o seleccionando varios datos.

 

En estas imagenes solo se muestra la forma de selección que podemos utilizar al momento de querer realizar una cierta operación, acontinuación les mostraré la forma final de como quedaría resuelta la operación utilizando la función.

Ahora les mostraré otro ejemplo de una operación matemática utilizando una función distinta:


FUNCIÓN SUMA
La función suma es una de las más fáciles, por que tan solo requiere un rango de valores para efectuarse. Ejemplo:

Es asi que debo mencionar que las celdas deben tener un valor númerico para que al momento de efectuarse no marque un error en la celda y salga el resultado correcto.

 

Reflexión:

"Las funciones en Excel nos ayudan a realizar todas las operaciones matemáticas de una forma más fácil y rápida, ya que sin ayuda de una función, tendríamos cuentas tan largas que en un día no se acabarían. Solo hay que escoger la función correcta para la cuanta que queramos hacer, seleccionar las celdas involucradas y obtener el resultado..."

Operadores Relacionales

Los operadores relacionales siempre devuelven un valor booleano. Sirven de igual manerapara realizar comparaciones entre datos. Hay que hacer especial mención a los operadores == y !=, además de ser empleados en los tipos básicos del lenguaje pueden ser utilizados para comparar dos objetos, o más específicamente, comparar dos referencias a objetos. Al comparar dos referencias a objetos lo que realmente se comprueba es si ambas referencias apuntan al mismo objeto o no. No confundir esto con comparar dos referencias de tipo String, no se compararía si el texto es el mismo, sino si ambas referencias apuntan al mismo objeto String. Para comparar String es necesario hacerlo mediante los métodos que para ellos existen dentro de la clase String. 

Otra descripción más sencilla: 
Los operadores relacionales, también denominados operadores binarios lógicos y de comparación, se utilizan para comprobar la veracidad o falsedad de determinadas propuestas de relación (en realidad se trata respuestas a preguntas). Las expresiones que los contienen se denominan expresiones relacionales. Aceptan diversos tipos de argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la pregunta, es siempre del tipo cierto/falso, es decir, producen un resultado booleano.

TIPOS DE OPERADORES RELACIONALES

En la primera columna de la tabla, se dan los símbolos de los operadores relacionales, el la segunda, el nombre de dichos operadores, y a continuación su significado mediante un ejemplo.

Operador de comparación	Significado (Ejemplo)
= (signo igual)	Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que)	Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que)	Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que)	Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que)	Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de)	Distinto de (A1<>B1)

Condiciones

En las expresiones relacionales E1 <operador> E2, los operandos deben cumplir alguna de las condiciones siguientes:

1. E1 y E2 son tipos aritméticos.
2. E1 y E2 son punteros a versiones cualificadas o no cualificadas de tipos compatibles.
3. Uno de ellos es un puntero a un objeto, mientras que el otro es un puntero a una versión cualificada o no cualificada de void.
4. Uno de los dos es un puntero, mientras que el otro es un puntero nulo constante.

Se debe tener especial cuidado en no confundir el operador asignación con el operador relacional igual a. Las asignaciones se realizan con el símbolo "=", las comparaciones con "==".

Nota: Los operadores relacionales siempre devuelven un valor booleano. 


Reflexión
"Los operadores relaciones nos ayudan a comparar datos del mismo tipo, y a comprobar si los datos son falsos o verdaderos, son muy similares a los operadores matemáticos. "

Función SI

La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro.

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica  es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

• Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
• Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
• Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
• Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Obtenga información sobre calcular un valor basado en una condición.

Ejemplo 1

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

1 2

A Datos 50 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") Si el número anterior es menor o igual que 100, la fórmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto) =SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el número anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vacío ("") ()

Ejemplo 2

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

1 2 3 4

A B Gastos reales Gastos previstos 1500 900 500 900 500 925 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido) =SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)

Ejemplo 3

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

1 2 3 4

A Puntuación 45 90 78 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al primer resultado (F) =SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A) =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.

Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.

SI LA PUNTUACIÓN ES	LA FUNCIÓN DEVUELVE
Mayor que 89	A
De 80 a 89	B
De 70 a 79	C
De 60 a 69	D
Menor que 60	F

Reflexión
"La función SI es considerada una de las más importantes, ya que es fundamental al momento de comparar datos del mismo tipo, en mi situación como estudiante de bachillerato empleo la función SI en situaciones como el control de los alumnos que pagan la mensualidad donde trabajo, regularmente para mí no es de uso común pero en trabajos financieros son muy útiles así como también para los trabajos administrativo escolares por ejemplo: En mi bachillerato es necesario llevar un control de aprobación y reprobación, y esta función es la más usada..."

Pasos para crear un gráfico

 INTRODUCCION

En Excel entre todas las utilidades que tenemos contamos con una herramienta para la creación de gráficos, que nos ayuda al momento de realizar una presentación de ventas, para analizar las altas y bajas de la semana, del mes, o del año. También para listas de asistencias, etc. Es una representación gráfica de los datos mostrados en la base. Esta herramienta es muy fácil de utilizar y solo requiere de cuatro sencillos pasos. 

Excel tiene un ayudante al momento de realizar un gráfico que consta de 4 sencillos pasos.

1. Tipo de gráfico:

En este primer paso debemos seleccionar el tipo de gráfico, entre sus distintas categorías, que mejor refleje los datos seleccionados.

2. Datos de origen:

Esta etapa es quizá la más importante, ya que es aquí donde se configura la colocación de las Series de datos. Disponemos de dos pestañas a definir (Rango de datos y Series).

En la primera pestaña de Rango de datos, confirmaremos dónde se hallan nuestros datos:

En la segunda pestaña de Series, definiremos las series de manera independiente, asignándoles una celda para el Nombre de la serie, y concretando qué Serie queremos como Rótulo del eje de categorías(X). Deberemos corregir la configuración dada por defecto, de tal forma que, la Serie Año nos aparezca en el eje de categorías, por lo que la eliminaremos de 'Serie' para incluirlo inmediantamente en 'Rótulo del eje de categorías(X)'

Quedari entonces.

3. opciones de gráfico:

En este paso nos encontramos diferentes pestañas (Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos y Tabla de datos) que nos permitirán añadir o configurar aspectos del gráfico no críticos, es decir, es información complementaria sobre el gráfico. Tan sólo incluiré el nombre del gráfico que quiero asignarle en la pestaña de Título, como Título del gráfico = 'Comparativa interanual'

 

4. ubicación del gráfico:

en el último paso decidimos en que lugar de nuestra Hoja de cálculo queremos colocar el Gráfico resultante, bien en forma de objeto en la misma hoja donde se encuentran los datos o bien en una nueva hoja del tipo gráfico.

• optaremos por posicionarlo, en forma de objeto, al lado de nuestros datos.

Reflexión

"Los gráficos nos ayudan a presentar lo datos de la base de una manera de fácil comprensión, se debe ocupar la gráfica adecuada para la cantidad de datos que se quieran poner, hay de distintas formas y colores, para la fácil ubicación de las cantidades o de los nombres que lleva un ejemplo podía ser que en eje Y vertical se pongan los días de lunes a viernes, y en el eje X horizontal se pongan las inasistencias de los alumnos. Si se quiere ver los datos junto a la tabla original solo se debe poner la gráfica junto a esta. Y si se requiere para presentaciones de trabajo se puede ubicar en otra hoja..."