Funciones de Excel

La funciones en Excel nos sirven para realizar las tareas en las hojas de cáculo de maneras más sencilla, las operaciones matemáticas que consistían en muchas sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, raices cuadradas, elevar al cuadrado, etc. Ahora se hacen más fácil con la ayuda de estas funciones predertimanas de Excel, cada una tiene un próposito diferente y solo se tiene que elegir la correcta para realizar cierta operación.

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?

La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. 

Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.

Argumentos. 

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. 

Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba "=Suma(" y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

 

¿CUÁLES SON LAS CATEGORÍAS DE LAS FUNCIONES DE EXCEL?

• Funciones de complementos y automatización
• Funciones de cubo
• Funciones de base de datos
• Funciones de fecha y hora
• Funciones de ingeniería
• Funciones financieras
• Funciones de información
• Funciones lógicas
• Funciones de búsqueda y referencia
• Funciones matemáticas y trigonométricas
• Funciones estadísticas
• Funciones de texto

 

FUNCIÓN PROMEDIO

La función PROMEDIO se encuentra en el grupo de funciones estadísticas de Excel, sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos.

La siguiente imagen les mostrará de que manera se puede marcar el rango para obtener el resultado, ya sea marcando las celdas o seleccionando varios datos.

 

En estas imagenes solo se muestra la forma de selección que podemos utilizar al momento de querer realizar una cierta operación, acontinuación les mostraré la forma final de como quedaría resuelta la operación utilizando la función.

Ahora les mostraré otro ejemplo de una operación matemática utilizando una función distinta:


FUNCIÓN SUMA
La función suma es una de las más fáciles, por que tan solo requiere un rango de valores para efectuarse. Ejemplo:

Es asi que debo mencionar que las celdas deben tener un valor númerico para que al momento de efectuarse no marque un error en la celda y salga el resultado correcto.

 

Reflexión:

"Las funciones en Excel nos ayudan a realizar todas las operaciones matemáticas de una forma más fácil y rápida, ya que sin ayuda de una función, tendríamos cuentas tan largas que en un día no se acabarían. Solo hay que escoger la función correcta para la cuanta que queramos hacer, seleccionar las celdas involucradas y obtener el resultado..."

Operadores Relacionales

Los operadores relacionales siempre devuelven un valor booleano. Sirven de igual manerapara realizar comparaciones entre datos. Hay que hacer especial mención a los operadores == y !=, además de ser empleados en los tipos básicos del lenguaje pueden ser utilizados para comparar dos objetos, o más específicamente, comparar dos referencias a objetos. Al comparar dos referencias a objetos lo que realmente se comprueba es si ambas referencias apuntan al mismo objeto o no. No confundir esto con comparar dos referencias de tipo String, no se compararía si el texto es el mismo, sino si ambas referencias apuntan al mismo objeto String. Para comparar String es necesario hacerlo mediante los métodos que para ellos existen dentro de la clase String. 

Otra descripción más sencilla: 
Los operadores relacionales, también denominados operadores binarios lógicos y de comparación, se utilizan para comprobar la veracidad o falsedad de determinadas propuestas de relación (en realidad se trata respuestas a preguntas). Las expresiones que los contienen se denominan expresiones relacionales. Aceptan diversos tipos de argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la pregunta, es siempre del tipo cierto/falso, es decir, producen un resultado booleano.

TIPOS DE OPERADORES RELACIONALES

En la primera columna de la tabla, se dan los símbolos de los operadores relacionales, el la segunda, el nombre de dichos operadores, y a continuación su significado mediante un ejemplo.

Operador de comparación	Significado (Ejemplo)
= (signo igual)	Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que)	Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que)	Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que)	Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que)	Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de)	Distinto de (A1<>B1)

Condiciones

En las expresiones relacionales E1 <operador> E2, los operandos deben cumplir alguna de las condiciones siguientes:

1. E1 y E2 son tipos aritméticos.
2. E1 y E2 son punteros a versiones cualificadas o no cualificadas de tipos compatibles.
3. Uno de ellos es un puntero a un objeto, mientras que el otro es un puntero a una versión cualificada o no cualificada de void.
4. Uno de los dos es un puntero, mientras que el otro es un puntero nulo constante.

Se debe tener especial cuidado en no confundir el operador asignación con el operador relacional igual a. Las asignaciones se realizan con el símbolo "=", las comparaciones con "==".

Nota: Los operadores relacionales siempre devuelven un valor booleano. 


Reflexión
"Los operadores relaciones nos ayudan a comparar datos del mismo tipo, y a comprobar si los datos son falsos o verdaderos, son muy similares a los operadores matemáticos. "

Función SI

La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro.

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica  es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

• Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
• Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
• Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
• Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Obtenga información sobre calcular un valor basado en una condición.

Ejemplo 1

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

1 2

A Datos 50 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") Si el número anterior es menor o igual que 100, la fórmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto) =SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el número anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vacío ("") ()

Ejemplo 2

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

1 2 3 4

A B Gastos reales Gastos previstos 1500 900 500 900 500 925 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido) =SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)

Ejemplo 3

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

1 2 3 4

A Puntuación 45 90 78 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al primer resultado (F) =SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A) =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.

Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.

SI LA PUNTUACIÓN ES	LA FUNCIÓN DEVUELVE
Mayor que 89	A
De 80 a 89	B
De 70 a 79	C
De 60 a 69	D
Menor que 60	F

Reflexión
"La función SI es considerada una de las más importantes, ya que es fundamental al momento de comparar datos del mismo tipo, en mi situación como estudiante de bachillerato empleo la función SI en situaciones como el control de los alumnos que pagan la mensualidad donde trabajo, regularmente para mí no es de uso común pero en trabajos financieros son muy útiles así como también para los trabajos administrativo escolares por ejemplo: En mi bachillerato es necesario llevar un control de aprobación y reprobación, y esta función es la más usada..."

Pasos para crear un gráfico

 INTRODUCCION

En Excel entre todas las utilidades que tenemos contamos con una herramienta para la creación de gráficos, que nos ayuda al momento de realizar una presentación de ventas, para analizar las altas y bajas de la semana, del mes, o del año. También para listas de asistencias, etc. Es una representación gráfica de los datos mostrados en la base. Esta herramienta es muy fácil de utilizar y solo requiere de cuatro sencillos pasos. 

Excel tiene un ayudante al momento de realizar un gráfico que consta de 4 sencillos pasos.

1. Tipo de gráfico:

En este primer paso debemos seleccionar el tipo de gráfico, entre sus distintas categorías, que mejor refleje los datos seleccionados.

2. Datos de origen:

Esta etapa es quizá la más importante, ya que es aquí donde se configura la colocación de las Series de datos. Disponemos de dos pestañas a definir (Rango de datos y Series).

En la primera pestaña de Rango de datos, confirmaremos dónde se hallan nuestros datos:

En la segunda pestaña de Series, definiremos las series de manera independiente, asignándoles una celda para el Nombre de la serie, y concretando qué Serie queremos como Rótulo del eje de categorías(X). Deberemos corregir la configuración dada por defecto, de tal forma que, la Serie Año nos aparezca en el eje de categorías, por lo que la eliminaremos de 'Serie' para incluirlo inmediantamente en 'Rótulo del eje de categorías(X)'

Quedari entonces.

3. opciones de gráfico:

En este paso nos encontramos diferentes pestañas (Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos y Tabla de datos) que nos permitirán añadir o configurar aspectos del gráfico no críticos, es decir, es información complementaria sobre el gráfico. Tan sólo incluiré el nombre del gráfico que quiero asignarle en la pestaña de Título, como Título del gráfico = 'Comparativa interanual'

 

4. ubicación del gráfico:

en el último paso decidimos en que lugar de nuestra Hoja de cálculo queremos colocar el Gráfico resultante, bien en forma de objeto en la misma hoja donde se encuentran los datos o bien en una nueva hoja del tipo gráfico.

• optaremos por posicionarlo, en forma de objeto, al lado de nuestros datos.

Reflexión

"Los gráficos nos ayudan a presentar lo datos de la base de una manera de fácil comprensión, se debe ocupar la gráfica adecuada para la cantidad de datos que se quieran poner, hay de distintas formas y colores, para la fácil ubicación de las cantidades o de los nombres que lleva un ejemplo podía ser que en eje Y vertical se pongan los días de lunes a viernes, y en el eje X horizontal se pongan las inasistencias de los alumnos. Si se quiere ver los datos junto a la tabla original solo se debe poner la gráfica junto a esta. Y si se requiere para presentaciones de trabajo se puede ubicar en otra hoja..."

Lista, Ordenamiento y Filtros

INTRODUCCIÓN

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la lista.

- Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.

Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y tenemos una barra de herramientas Lista con las operaciones más comunes.

A partir de ahora nos referiremos a este tipo de listas.

Crear una lista    

     

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del menú Datos -- Lista, la opción Crear lista.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas Lista

con las funciones más comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:

El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.

Podemos observar:

- la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos más adelante

- la fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros

- la última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder como veremos más adelante.

Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro).

Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de menús con la opción Datos -- Lista -- Ocultar el borde de las listas inactivas.

 ORDENAMIENTO

Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.

La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los botones “orden ascendente” y “orden descendente”. Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la selección.

 CUADRO DE DIALOGO

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.  

Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

Hay algunas Listas Personalizadas que son útiles cuando se desea ordenar por Días de la Semana o por los Meses del Año. En la mayoría de los lenguajes, arreglar los días de la semana o los meses en orden alfabético no es de mucha ayuda! Usted quiere el orden que tienen en el calendario!

 

También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente!

Filtrar el contenido de la lista

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Autofiltro.

- Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Autofiltro.

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la lista.

 

Utilizar Filtros avanzados

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro Avanzado....

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.

Reflexión:

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