viernes, 28 de enero de 2011

Función SI

La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro.


Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica  es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
  • Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
  • Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
  • Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
  • Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Obtenga información sobre calcular un valor basado en una condición.
Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
1
2
A
Datos
50
FórmulaDescripción (Resultado)
=SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")Si el número anterior es menor o igual que 100, la fórmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto)
=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"")Si el número anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vacío ("") ()
Ejemplo 2
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
1
2
3
4
AB
Gastos realesGastos previstos
1500900
500900
500925
FórmulaDescripción (Resultado)
=SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar")Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido)
=SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)
Ejemplo 3
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
1
2
3
4
A
Puntuación
45
90
78
FórmulaDescripción (Resultado)
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))Asigna una puntuación de una letra al primer resultado (F)
=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F"))))Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A)
=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F"))))Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (C)
En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.
Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.
SI LA PUNTUACIÓN ESLA FUNCIÓN DEVUELVE
Mayor que 89A
De 80 a 89B
De 70 a 79C
De 60 a 69D
Menor que 60F
Reflexión
"La función SI es considerada una de las más importantes, ya que es fundamental al momento de comparar datos del mismo tipo, en mi situación como estudiante de bachillerato empleo la función SI en situaciones como el control de los alumnos que pagan la mensualidad donde trabajo, regularmente para mí no es de uso común pero en trabajos financieros son muy útiles así como también para los trabajos administrativo escolares por ejemplo: En mi bachillerato es necesario llevar un control de aprobación y reprobación, y esta función es la más usada..."

jueves, 27 de enero de 2011

Pasos para crear un gráfico

 INTRODUCCION

En Excel entre todas las utilidades que tenemos contamos con una herramienta para la creación de gráficos, que nos ayuda al momento de realizar una presentación de ventas, para analizar las altas y bajas de la semana, del mes, o del año. También para listas de asistencias, etc. Es una representación gráfica de los datos mostrados en la base. Esta herramienta es muy fácil de utilizar y solo requiere de cuatro sencillos pasos. 

Excel tiene un ayudante al momento de realizar un gráfico que consta de 4 sencillos pasos.

1. Tipo de gráfico:

En este primer paso debemos seleccionar el tipo de gráfico, entre sus distintas categorías, que mejor refleje los datos seleccionados.






2. Datos de origen:

Esta etapa es quizá la más importante, ya que es aquí donde se configura la colocación de las Series de datos. Disponemos de dos pestañas a definir (Rango de datos y Series).
En la primera pestaña de Rango de datos, confirmaremos dónde se hallan nuestros datos:





En la segunda pestaña de Series, definiremos las series de manera independiente, asignándoles una celda para el Nombre de la serie, y concretando qué Serie queremos como Rótulo del eje de categorías(X). Deberemos corregir la configuración dada por defecto, de tal forma que, la Serie Año nos aparezca en el eje de categorías, por lo que la eliminaremos de 'Serie' para incluirlo inmediantamente en 'Rótulo del eje de categorías(X)'



Quedari entonces.




3. opciones de gráfico:

En este paso nos encontramos diferentes pestañas (Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos y Tabla de datos) que nos permitirán añadir o configurar aspectos del gráfico no críticos, es decir, es información complementaria sobre el gráfico. Tan sólo incluiré el nombre del gráfico que quiero asignarle en la pestaña de Título, como Título del gráfico = 'Comparativa interanual'




 
4. ubicación del gráfico:

en el último paso decidimos en que lugar de nuestra Hoja de cálculo queremos colocar el Gráfico resultante, bien en forma de objeto en la misma hoja donde se encuentran los datos o bien en una nueva hoja del tipo gráfico.



  • optaremos por posicionarlo, en forma de objeto, al lado de nuestros datos.

Reflexión
"Los gráficos nos ayudan a presentar lo datos de la base de una manera de fácil comprensión, se debe ocupar la gráfica adecuada para la cantidad de datos que se quieran poner, hay de distintas formas y colores, para la fácil ubicación de las cantidades o de los nombres que lleva un ejemplo podía ser que en eje Y vertical se pongan los días de lunes a viernes, y en el eje X horizontal se pongan las inasistencias de los alumnos. Si se quiere ver los datos junto a la tabla original solo se debe poner la gráfica junto a esta. Y si se requiere para presentaciones de trabajo se puede ubicar en otra hoja..."



miércoles, 26 de enero de 2011

Lista, Ordenamiento y Filtros

INTRODUCCIÓN

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.


Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la lista.
- Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.
Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y tenemos una barra de herramientas Lista con las operaciones más comunes.
A partir de ahora nos referiremos a este tipo de listas.


Crear una lista    
     
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del menú Datos -- Lista, la opción Crear lista.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.









Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.


Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas Lista





con las funciones más comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:




El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.
Podemos observar:
- la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos más adelante
- la fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros
- la última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder como veremos más adelante.
Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro).
Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de menús con la opción Datos -- Lista -- Ocultar el borde de las listas inactivas.

 ORDENAMIENTO
Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.
La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los botones “orden ascendente” y “orden descendente”. Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la selección.


 CUADRO DE DIALOGO

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.  
Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.
Hay algunas Listas Personalizadas que son útiles cuando se desea ordenar por Días de la Semana o por los Meses del Año. En la mayoría de los lenguajes, arreglar los días de la semana o los meses en orden alfabético no es de mucha ayuda! Usted quiere el orden que tienen en el calendario!



 
También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente!


Filtrar el contenido de la lista

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Autofiltro.
- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Autofiltro.
Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).




Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la lista.





 


Utilizar Filtros avanzados

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro Avanzado....
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.


Reflexión:
"




martes, 25 de enero de 2011

Tabla Dinámica

Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico.
Las tablas dinámicas solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.


 Los pasos base para las tablas dinamicas son:

Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.








En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.
En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.
Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.




A continuación nos aparece el tercer paso del asistente...




En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva.
Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.




 EJEMPLO:

Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.
1. Crea la siguiente tabla de datos:





2. Selecciona toda la tabla y accede a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.
En primer lugar aparece una pantalla que representa el primer paso en el Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aceptaremos la tabla que hay en pantalla.

3. Pulsa en Siguiente.
4. Acepta el rango pulsando en Siguiente.
Como último paso, Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de trabajo a partir de una celda determinada, o bien en una hoja completamente nueva (opción elegida por defecto).
5. Asegúrate de que está activada esta última opción y pulsa en Terminar.

Se crea una hoja nueva con la estructura de lo que será la tabla dinámica. Lo que hay que hacer es "arrastrar" los campos desde la barra que aparece en la parte inferior, hacia la posición deseada en el interior de la tabla.
6. Arrastra los campos Producto y Mes a la posición que se muestra en la siguiente figura




7. Arrastra ahora el campo Precio en el interior (ventana grande). Automáticamente aparecerá el resultado:




Hemos diseñado la estructura para que nos muestre los productos en su parte izquierda, los meses en columnas, y además, el precio de cada producto en la intersección de la columna.
Observa también que se han calculado los totales por productos y por meses.
Si modificamos algún dato de la tabla original, podemos actualizar la tabla dinámica desde la opción Datos - Actualizar datos siempre que el cursor esté en el interior de la tabla dinámica.
Al actualizar una tabla, Excel compara los datos originales. Pero si se han añadido nuevas filas, tendremos que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente. Esto podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos y volviendo atrás un paso.
Es posible que al terminar de diseñar la tabla dinámica nos interese ocultar algún subtotal calculado. Si es así, debemos pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre de algún campo, y en el cuadro de diálogo que aparece, elegir la opción Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos también cambiar el tipo de cálculo.
Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris hacia otra posición. Por ejemplo, puede ser que queramos ver la tabla con la disposición de los campos al revés, es decir, los productos en columnas y los meses en filas.
Prueba a mover el Mes y el Producto a la parte izquierda. Verás que ahora se organiza y suma a través del mes.


 


Desde la barra de modificación de la tabla, podemos realizar operaciones de actualización, selección de campos, ocultar, resumir, agrupar, etc. Puedes practicar sin miedo los diferentes botones de la barra.
Búsqueda de objetivos.- Hay veces en las que al trabajar con fórmulas, conocemos el resultado que se desea obtener, pero no las variables que necesita la fórmula para alcanzar dicho resultado. Por ejemplo, imaginemos que deseamos pedir un préstamo al bando de 2.000.000 de pts y disponemos de dos años para pagarlo. Veamos cómo se calcula el pago mensual:
La función =PAGO(interés/12;período*12;capital) nos da la cuota mensual a pagar según un capital, un interés y un período en años.

lunes, 24 de enero de 2011

Subtotales

Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).
En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.

 Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.
En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:
  • Botones Ocultar detalles    Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles Imagen del botón Ocultar detalles junto a dicho grupo.
  • Botones Mostrar detalles    Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles Imagen del botón Mostrar detalles. Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
  • Botones Nivel    Cada uno de los botones de nivel numerados Imagen de botón de nivel numerado representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.
La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.
Nivel Descripción
1 Total general
2 Subtotales de cada grupo
3 Filas de la hoja de cálculo
En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).


Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí.

Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente


  1. Seleccione las filas que desea agrupar.
  2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.

Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.




Quitar un grupo


  1. Seleccione las filas incluidas en un grupo.
  2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.