Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico.
Las tablas dinámicas solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.
Los pasos base para las tablas dinamicas son:
Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.
En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.
Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.
En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva.
Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
EJEMPLO:
Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.
1. Crea la siguiente tabla de datos:
2. Selecciona toda la tabla y accede a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.
En primer lugar aparece una pantalla que representa el primer paso en el Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aceptaremos la tabla que hay en pantalla.
3. Pulsa en Siguiente.
4. Acepta el rango pulsando en Siguiente.
Como último paso, Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de trabajo a partir de una celda determinada, o bien en una hoja completamente nueva (opción elegida por defecto).
5. Asegúrate de que está activada esta última opción y pulsa en Terminar.
Se crea una hoja nueva con la estructura de lo que será la tabla dinámica. Lo que hay que hacer es "arrastrar" los campos desde la barra que aparece en la parte inferior, hacia la posición deseada en el interior de la tabla.
6. Arrastra los campos Producto y Mes a la posición que se muestra en la siguiente figura
7. Arrastra ahora el campo Precio en el interior (ventana grande). Automáticamente aparecerá el resultado:
Hemos diseñado la estructura para que nos muestre los productos en su parte izquierda, los meses en columnas, y además, el precio de cada producto en la intersección de la columna.
Observa también que se han calculado los totales por productos y por meses.
Si modificamos algún dato de la tabla original, podemos actualizar la tabla dinámica desde la opción Datos - Actualizar datos siempre que el cursor esté en el interior de la tabla dinámica.
Al actualizar una tabla, Excel compara los datos originales. Pero si se han añadido nuevas filas, tendremos que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente. Esto podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos y volviendo atrás un paso.
Es posible que al terminar de diseñar la tabla dinámica nos interese ocultar algún subtotal calculado. Si es así, debemos pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre de algún campo, y en el cuadro de diálogo que aparece, elegir la opción Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos también cambiar el tipo de cálculo.
Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris hacia otra posición. Por ejemplo, puede ser que queramos ver la tabla con la disposición de los campos al revés, es decir, los productos en columnas y los meses en filas.
Prueba a mover el Mes y el Producto a la parte izquierda. Verás que ahora se organiza y suma a través del mes.
Desde la barra de modificación de la tabla, podemos realizar operaciones de actualización, selección de campos, ocultar, resumir, agrupar, etc. Puedes practicar sin miedo los diferentes botones de la barra.
Búsqueda de objetivos.- Hay veces en las que al trabajar con fórmulas, conocemos el resultado que se desea obtener, pero no las variables que necesita la fórmula para alcanzar dicho resultado. Por ejemplo, imaginemos que deseamos pedir un préstamo al bando de 2.000.000 de pts y disponemos de dos años para pagarlo. Veamos cómo se calcula el pago mensual:
La función =PAGO(interés/12;período*12;capital) nos da la cuota mensual a pagar según un capital, un interés y un período en años.
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